El EIN que te sacaron por internet quedó a nombre del tramitador, no tuyo
Abriste una LLC en Florida o en Wyoming desde Colombia, pagaste un paquete por internet y a los pocos días te llegó un PDF con el número tributario de la sociedad. Todo parecía listo. Meses después el banco te pide la carta del IRS que confirma ese número, llamas a pedirla y del otro lado te dicen que no pueden darte información porque tú no apareces en la cuenta.
Pasa más de lo que se cree, y casi nunca se descubre con calma.
Un número gratis con un dueño
El EIN es el número con el que el IRS identifica a tu sociedad. Lo asigna el propio IRS y no cuesta nada. El IRS lo dice sin rodeos en su página: nunca hay que pagar por un EIN, y advierte sobre los sitios que cobran por sacarlo.
Lo que se paga, entonces, es el trámite. Y en el trámite hay una casilla que define casi todo lo que viene después: la parte responsable.
Para el IRS, la parte responsable es la persona natural que es dueña de la sociedad, la controla y maneja directa o indirectamente su plata y sus activos. No es un dato de relleno. Es la persona con la que el IRS va a hablar sobre esa cuenta durante toda la vida de la sociedad.
Cómo termina el tramitador en esa casilla
La solicitud en línea del IRS, la que entrega el número en minutos, exige el número de seguro social o el ITIN de la parte responsable. Un colombiano que nunca ha vivido ni trabajado en Estados Unidos no tiene ninguno de los dos.
Para quien vive en el exterior existe otra vía: el formulario por fax o por correo, y una línea telefónica que el IRS reserva para solicitantes internacionales. Es más lenta y exige más cuidado.
Cuando alguien promete el EIN en 24 horas a un extranjero sin seguro social, la pregunta es con qué número se llenó esa casilla. A veces la respuesta es el del propio tramitador, el de un empleado suyo o el de un tercero que presta su nombre.
El IRS tiene una regla clara para eso. Distingue entre la parte responsable y lo que llama un nominado: alguien a quien se le da autoridad limitada para actuar durante la constitución. Los nominados no pueden solicitar el EIN ni figurar en la solicitud como parte responsable.
Hay una figura legítima para que un tercero haga el trámite: el designado autorizado. Puede solicitar el número a nombre tuyo, con tu firma. Pero su autorización termina en el momento en que el IRS asigna el número, y nunca incluye recibir el correo de la sociedad. Desde ahí, el IRS habla con el contribuyente, no con quien hizo el trámite.
Lo que se rompe
Mientras nadie pregunte, todo funciona. El número existe, la sociedad tiene papeles. El problema aparece en momentos puntuales, y casi siempre con afán.
El banco. Para abrir cuenta, muchos bancos piden la notificación original con la que el IRS asignó el número, o la carta que lo confirma. Esa carta la puede pedir el contribuyente o quien tenga un poder formal ante el IRS. Si tú no figuras, no puedes pedirla, y la que te mandaron en PDF dice otro nombre.
El correo del IRS. Las cartas sobre la sociedad llegan a la dirección y a nombre de quien quedó en la solicitud. Si el tramitador cerró, cambió de dirección o simplemente no reenvía, te enteras tarde.
La declaración anual. Una LLC de un solo dueño extranjero tiene que presentar cada año una declaración informativa ante el IRS sobre las operaciones con su dueño, aunque no haya tenido un solo ingreso. La multa por no presentarla es de USD 25.000. Esa obligación está atada al EIN, y quien recibe los avisos es quien figura en la cuenta.
La sucesión. Si el dueño real fallece, sus herederos tienen que demostrar ante bancos e IRS que la sociedad era suya. Un EIN cuya parte responsable es un desconocido agrega una capa de prueba que nadie quiere tener que resolver en ese momento.
Un caso ilustrativo
Luisa, ingeniera en Medellín, abrió en 2024 una LLC en Florida para recibir pagos de un cliente en Estados Unidos. Pagó un paquete en línea que incluía el EIN en un día. En 2026 consiguió un segundo cliente, más grande, que le exigió una cuenta bancaria en Estados Unidos a nombre de la sociedad. El banco le pidió la carta del IRS. Al pedirla, supo que la parte responsable era una persona de la que nunca había oído hablar. El tramitador ya no contestaba. Tenía el contrato firmado, un cliente esperando y una sociedad cuyo número tributario no podía demostrar como suyo.
El caso es inventado. La secuencia no.
Se puede corregir, pero no se borra
El IRS permite reportar un cambio de parte responsable y exige hacerlo dentro de los 60 días siguientes al cambio. Corregir la casilla es posible.
Lo que no existe es borrar el número y empezar de cero. Para el IRS el EIN es el número tributario permanente de la sociedad. No se cancela: se puede desactivar, y para eso primero hay que estar al día con todas las declaraciones pendientes. Todo lo que se haya presentado, o dejado de presentar, con ese número sigue ahí.
Por eso la corrección no es solo cambiar un nombre. Hay que entender qué se reportó con ese EIN mientras estuvo en otras manos, si se presentaron las declaraciones anuales y quién recibió qué avisos. A veces la revisión sale limpia. A veces aparece una declaración que nunca se presentó.
Cómo saber dónde estás parado
Tres preguntas resuelven la mayoría de los casos:
¿Tienes la notificación original con la que el IRS asignó el número, y está a nombre de la sociedad con tu nombre como responsable?
¿Qué dirección quedó registrada ante el IRS para recibir correspondencia?
¿Se ha presentado cada año la declaración informativa de la LLC, y quién la firmó?
Si alguna respuesta es "no sé", es mejor averiguarlo hoy que la semana en que el banco o un cliente lo pidan.
En GB Partners revisamos el estado de LLC constituidas por otros antes de que el problema llegue solo. Escríbenos y miramos tu caso en una primera conversación.
Contenido informativo, no es asesoría legal. La situación de cada sociedad depende de cómo se constituyó y de lo que se haya reportado con su número tributario.
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