Protocolo de familia: qué resuelve y qué no

Una familia con empresa contrata un protocolo, se reúne varios fines de semana, discute, llora un poco y firma un documento de cuarenta páginas. Sale con la sensación de que ya quedó resuelto quién va a mandar, quién va a heredar y quién puede vender.

Buena parte de eso no quedó resuelto. El protocolo de familia es un contrato entre los familiares que lo firman. No obliga por sí solo a la empresa, no reparte la herencia y no alcanza a quien no lo firmó. Lo que sí hace es valioso, pero es otra cosa.

El caso

Germán fundó hace treinta años una empresa de empaques. Hoy es una SAS que vale 12.000 millones de pesos, y todas las acciones están a su nombre. Está casado con Beatriz y la empresa se construyó durante el matrimonio. Tienen tres hijos: Laura, que es la gerente comercial; Felipe, médico en Madrid; y Sara, que nunca ha trabajado en la empresa.

En 2021 firmaron un protocolo con doce reglas. Entre ellas: Laura sucede a Germán en la gerencia; las acciones no se venden a extraños; los familiares que trabajen ganan sueldo de mercado; la empresa reparte el 30% de las utilidades cada año; los cónyuges de los hijos no son socios; las acciones de Germán pasan a los hijos que trabajen en la empresa; los conflictos van a arbitraje.

Germán, Beatriz y sus hijos no existen. Las cifras son ilustrativas y redondas.

Lo que el protocolo es

Es un acuerdo privado. Obliga a quienes lo firmaron, como cualquier contrato, y solo puede cambiarse por acuerdo de todos o por causas legales. No se inscribe en ningún registro, así que un tercero no tiene por qué conocerlo ni respetarlo.

Tampoco obliga a la sociedad. La empresa obedece a sus estatutos y a la ley. Si una regla del protocolo no pasó a los estatutos, la asamblea puede votar en contra de ella y la decisión vale. El familiar incumplido tendrá, a lo sumo, un reclamo contra el familiar que incumplió.

Y no obliga a quien no firmó. El esposo de Sara, el nieto que nace en diez años o el comprador de unas acciones no quedan atados por un papel que nunca suscribieron.

Lo que sí resuelve

Obliga a tener la conversación cuando el fundador está vivo, lúcido y con autoridad. Esa sola cosa evita muchos pleitos.

Deja por escrito criterios que nadie quiere improvisar con afán el día del entierro: quién puede entrar a trabajar y con qué requisitos, cómo se fija un sueldo, qué se espera de los dividendos, cómo se valoran las acciones si alguien quiere salir, quién se sienta en la junta. También crea espacios para que la familia hable sin mezclar la mesa del comedor con la junta directiva.

Funciona como mapa. El problema aparece cuando se confunde el mapa con el territorio.

Lo que no resuelve por sí solo

No manda en la empresa. Para que una regla obligue a la sociedad tiene que estar en los estatutos o en un acuerdo de accionistas depositado en la empresa. Un acuerdo depositado sí pesa: el presidente de la asamblea no cuenta el voto que lo contradiga, y quien lo firmó puede pedir ante la Superintendencia de Sociedades que se cumpla. Pero dura máximo diez años, prorrogables solo si todos los firmantes están de acuerdo.

No decide la herencia. En Colombia no se puede contratar sobre la herencia de una persona viva, aunque ella misma esté de acuerdo. La regla de "las acciones pasan a los hijos que trabajen" choca con la legítima: Felipe y Sara tienen derecho a su parte haya dicho lo que haya dicho el protocolo. La herencia se ordena con testamento, con donaciones o con una partición en vida, que exige licencia de un juez, respeta la legítima y los gananciales, y puede ser atacada por los herederos durante dos años.

No elige al gerente. El gerente lo nombra la asamblea o la junta, según los estatutos. Que el protocolo diga "Laura" es una intención, no un nombramiento.

No blinda frente al divorcio. Las acciones que un hijo recibe por herencia o donación son bienes propios suyos. Pero los dividendos que esas acciones produzcan durante el matrimonio sí entran a la sociedad conyugal, y las acciones que compre casado también. El protocolo puede pedirles a los hijos que firmen capitulaciones, que solo se otorgan antes de casarse. No puede obligarlos.

Lo que le pasó a la familia del caso

Tres de las doce reglas habían pasado a los estatutos: la autorización de la asamblea para vender acciones, el arbitraje y la junta directiva. Las otras nueve seguían solo en el protocolo.

Germán murió sin testamento. Beatriz se quedó con su mitad de la sociedad conyugal: 6.000 millones en acciones. La otra mitad fue la herencia, y sin testamento los hijos heredan todo por partes iguales: 2.000 millones cada uno. Lo que reciben es ganancia ocasional, con tarifa del 15%, sea cual sea lo que diga el protocolo.

Felipe quiso vender su parte a un competidor. No pudo: los estatutos exigían autorización de la asamblea, y una venta sin ella no produce efecto. Esa regla funcionó porque estaba donde tenía que estar.

La de la gerencia no. Con el 50% de las acciones, Beatriz votó junto con Felipe por un gerente externo. Laura reclamó con el protocolo en la mano, pero la asamblea había decidido conforme a los estatutos. La regla de "las acciones para los que trabajan" tampoco sirvió: la ley ya había repartido. Y el 30% de dividendos no obligaba a la asamblea: lo que se reparte cada año se decide con los estatutos y la ley.

Si Germán hubiera hecho testamento, con la porción de libre disposición habría podido inclinar la balanza hacia Laura sin tocar la legítima de sus hermanos.

Un detalle de tiempos

En una SAS, las cláusulas estatutarias que prohíben vender acciones, que exigen autorización para venderlas, que permiten excluir socios o que mandan los conflictos a arbitraje solo pueden incluirse o cambiarse con el voto del ciento por ciento de las acciones. Cuando el fundador tiene todas las acciones, esa unanimidad es él solo. Cuando ya hay viuda, tres hijos y un yerno opinando, basta uno para que no pase.

El paso concreto

Coger el protocolo y revisarlo regla por regla con una sola pregunta: ¿dónde vive esta regla además de aquí? En los estatutos, en un acuerdo de accionistas depositado, en el testamento, en las capitulaciones, o en ningún lado. Las que no viven en ninguna otra parte dependen de la buena voluntad de la familia el peor día posible.

Esa revisión es más fácil mientras el fundador está vivo y concentra las acciones.

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Las cifras son ilustrativas y los nombres inventados. Contenido informativo, no es asesoría legal.